Сучасні бізнесмени все частіше відмовляються від принципу «робитиму все сам» та передають частину завдань зовнішнім виконавцям. Це так званий аутсорсинг, що може дуже спростити життя, коли у вас власна справа. Тому давайте розбиратись, що це за явище, яких видів буває і у чому переваги аутсорсинга. Все це у нашій статті, простими словами та з прикладами.
Що таке аутсорсинг простими словами?
Аутсорсинг – це делегування (передача) деяких функцій, завдань та бізнес-процесів сторонній компанії або спеціалісту, що професійно займається виконанням таких робіт. Інакше кажучи, замість того, щоб розбиратись в певному фаховому питанні самостійно чи за допомогою власних працівників, просять зробити це людей, що краще розбираються в питанні та мають відповідний досвід.
Пояснимо ще й з іншого боку. Передати задачу на аутсорсинг – це відмовитись від найму працівників для виконання певної роботи до штату своєї компанії та замовляти послугу у підрядника.
Приклад аутсорсингу. У невеличкому інтернет-магазині працює всього кілька людей і немає власного бухгалтера. Замість введення такої посади власник користується послугами бухгалтерської компанії.
Аналогія з побутовим життям. Уявіть собі, що у вас зламався, припустимо, унітаз. Ви пробуєте відремонтувати його самостійно чи викликаєте професійного майстра, тобто передаєте задачу на аутсорсинг. Ви платите за ремонт, щоб не витрачати час та зусилля на вивчення його нюансів.
Такий підхід добре ілюструє наступна формула – «Залишати собі те, що ти робиш найкраще, та віддавати іншим те, що вони роблять краще».
Зверніть увагу. Обираючи авто або житло на надійній площадці, наприклад, RIA.com, ви також доручаєте зробити для вас певну роботу.
Як працює аутсорсинг і чому компанії ним користуються?
Все досить просто. Компанія визначає, які задачі варто передати стороннім фахівцям, після чого укладає договори з фахівцями.
Якщо докладніше, у більшості випадків це відбувається за такою схемою.
- Аналіз потреб бізнеса в аутсорсингових послугах. Це може бути будь-яка задача, безпосередньо не пов’язана з головним напрямком роботи компанії, наприклад, прибирання офісу чи юридичні послуги.
- Вибір зовнішнього підрядника, що надає необхідні послуги. Аналізується репутація спеціалістів чи компанії, що займається аутсорсингом, ведуться переговори.
- Узгодження умов співробітництва. Замовник описує завдання, необхідний результат та рівень якості. Сторони домовляються про вартість послуг та терміни їх надання. І все це зазвичай фіксується у договорі.
- Передача функцій підряднику. Він бере на себе відповідальність за виконання роботи, забезпечує якість та здійснює менеджмент персоналу (якщо це аутсорсингова компанія).
- Контроль результатів роботи. Підрядник звітує замовнику про виконання завдання.
Головна причина, чому компанії користуються послугою аутсорсингу, – бажання зосередитись на бізнесі, його розширенні та отриманні прибутку, не відволікаючись на додаткові, рутинні питання. Адже альтернатива – наймання власних працівників відповідного фаху, їх навчання та придбання обладнання. Аутсорсинг зазвичай дешевше, професійніше та гнучкіше (можна змінювати обсяг послуг).
Основні види аутсорсингу в бізнесі
Залежно від потреб компанії та особливостей її роботи можна обирати різні варіанти аутсорсингу, комбінувати їх.
Розподіл за характером завдань.
- IT-аутсорсинг – передача функцій, пов’язаних з інформаційними технологіями: розробки програм, створення веб-сайту, технічної підтримки, кібербезпеки, адміністрування серверів. Це популярна практика у стартапів та великих компаній, які бажають отримати доступ до висококваліфікованих спеціалістів.
- Бухгалтерський – послуга з підготовки фінансової документації, нарахування зарплатні, податкового обліку. Такий аутсорсинг особливо корисний для малого та середнього бізнесу, якому не потрібна власна повноцінна бухгалтерія.
- Кадровий (аутсорсинг персоналу) – залучення спеціалізованого агентства для виконання частини функцій кадрової служби: підбору персоналу, його навчання, ведення документації.
- Юридичний – правовий супровід діяльності зовнішніми фахівцями, консультування.
- Маркетинговий – аутсорсинг реклами, просування компанії у соцмережах (SMM), контент-маркетингу.
- Аутсорсинг харчування – послуга з забезпечення їжею та напоями персоналу, учнів, пацієнтів. Вона може передбачати складання меню, закупівлю продуктів, приготування страв, доставку, обслуговування їдальні. І все це з дотриманням санітарних вимог.
- Аутсорсинг бізнес-процесів – делегування не окремих завдань, а цілих ланцюжків (маркетингу, логістики, комунікацій з клієнтами кол-центру)
За рівнем інтеграції.
- Внутрішній аутсорсинг. У великій корпорації чи групі компаній завдання можуть передаватись між підрозділами, філіями, дочірніми підприємствами.
- Зовнішній. А в цьому випадку для виконання певних робіт чи управління окремими бізнес-процесами залучається незалежна компанія.
Аутсорсинг може навіть бути міжнародним, коли замовник та підрядник розташовані у різних країнах. До речі, українські компанії знайшли ефективний спосіб виходу на ринок США.
Переваги та недоліки аутсорсингу для компаній
Аутсорсинг – справжнє спасіння для багатьох підприємців. Але, як і решта хороших речей, він має певні мінуси. Розпочнемо з того, що робить послугу надзвичайно затребуваною.
Переваги аутсорсингу.
- Економія витрат на персонал. Йдеться не тільки про заробітну плату, яку доводиться платити власним працівникам за цілий місяць, а не тільки за виконання певних завдань. Якщо включати спеціаліста до складу компанії, треба організувати йому робоче місце, придбати необхідну техніку, платити лікарняні, відпускні, податки, навчати тощо.
- Підвищення ефективності бізнесу. Цілеспрямовано працюючи над головними задачами та не занурюючись в бухгалтерські, юридичні папери тощо, можна досягти значно більших успіхів, адже економиться чимало часу.
- Високий професійний рівень спеціалістів. Компанія, що спеціалізується на бухгалтерських, юридичних чи інших вузьких послугах, тримає у штаті тільки фахівців високого класу та забезпечує їх навчання. Вони знають про всі зміни та використовують останні технології. До того ж спеціалізація дозволяє набути багатого досвіду.
- Гнучке масштабування. Якщо виникне потреба, наприклад, буде відкрита нова філія компанії, можна досить легко та швидко замовити у підрядника додаткові послуги. Так само можливе і скорочення їх обсягів.
- Можливість зосередитись на головних процесах. Керівництво та персонал можуть спокійно вирішувати стратегічні завдання, розвивати бізнес, а всі додаткові функції, що забезпечують роботу компанії, передати стороннім спеціалістам.
Щодо недоліків, їх в аутсорсинга значно менша, і вони далеко не завжди проявляються. Але згадаємо й їх, щоб ви були готові.
- Ризик розголошення інформації. Підрядникам для роботи потрібні дані, в тому числі конфіденційні. Тому не можна повністю виключати їх витоку.
- Ускладнений контроль процесів. Доводиться покладатись на сумлінність підрядника, адже неможливо постійно перевіряти, як він виконує завдання.
- Можливі складності з комунікацією. Не варто виключати і людський фактор, адже завжди є ризик не знайти спільну мову з підрядником.
- Залежність від підрядника. Якщо у виконавця виникнуть проблеми чи виявиться, що він не відповідальний, у замовника можуть зупинитись процеси.
Щоб уникнути можливих проблем, варто уважно обирати аутсорсингову компанію та чітко вказувати всі умови співробітництва в договорі.
Поширені запитання про аутсорсинг
Як обрати надійного аутсорсингового партнера?
Щоб отримати якісні послуги і не наражатись на небезпеку для свого бізнесу, слід ретельно обирати підрядника.
Звертайте увагу на такі речі:
- досвід роботи (час створення);
- портфоліо (з ким працював, які завдання вирішував);
- наявність фахівців потрібного профілю (сертифікати, спеціалізація);
- репутація (відгуки клієнтів, рекомендації);
- якість комунікації (швидкість реакції, прозорість);
- рівень захисту інформації (угода про нерозголошення);
- зміст договору (чіткі строки, обсяг послуг, штрафи за порушення умов).
У надійної аутсорсингової компанії повинна бути зрозуміла звітність, прозора діяльність та досвід у потрібній вам галузі.
Порада:
Якщо працюєте з підрядником вперше, не замовляйте зразу великий обсяг робіт на тривалий термін. Почніть з дрібного проекту та встановіть тестовий період, щоб перевірити, чи варто співпрацювати далі.
Чим аутсорсинг відрізняється від аутстафінгу?
Якщо при аутсорсингу ви замовляєте виконання певних завдань, то аутстафінг – це отримання в своє розпорядження персоналу. Тобто ви самі організовуєте роботу працівників, відповідаєте за результат, платите зарплатню. При цьому вони не зараховуються до штату вашої компанії, тобто ви не стаєте для них повноцінним роботодавцем. Коротше кажучи, при аутсорсингу ви купуєте готове рішення, а при аутстафінгу орендуєте працівників.
